Todo sobre los racks de archivo

Solo ciertos racks son adecuados para almacenar documentación de archivo, con una capacidad de carga suficiente, con perforaciones para que el aire pueda llegar fácilmente a los papeles, de la configuración correcta. Averiguamos qué tipos de estantes y gabinetes son los más adecuados para almacenar documentos importantes dados de baja en el archivo.

Los estantes se denominan dispositivos especiales, cuyo propósito es el almacenamiento. Organizan perfectamente el espacio y, por supuesto, están disponibles en una amplia variedad de tipos y configuraciones.

Su propósito es almacenar tanto la documentación actual como la de archivo. Las estructuras de estanterías de archivo se pueden utilizar no solo para esto, sino también para colocar y almacenar cualquier otro tamaño y tipo de cosas adecuadas, ya sean materiales o equipos.

Cada bastidor es una estructura que se ensambla y ajusta mediante conexiones atornilladas. Se utiliza acero de alta resistencia para crear cada bastidor en la estructura del bastidor, lo que los hace fuertes y duraderos. Aquellos modelos que son plegables son fáciles de ajustar (por ejemplo, aumentar o disminuir la altura de los estantes), puede agregar rápidamente secciones, estantes, paredes laterales y también eliminar rápidamente cada uno de los elementos enumerados.

Los estantes de archivo se fabrican de acuerdo con GOST R 56356-2015. Contiene todos los requisitos que se aplican a estos productos (siempre que sean de metal). La producción de estructuras de estanterías (incluidas las de archivo) es ahora muy grande, porque no se requieren equipos complejos para esto, especialmente si se trata de estructuras plegables. Pero dondequiera y quienquiera que fabrique tales productos, el resultado final debe cumplir completamente con los requisitos de GOST.

Los gabinetes de madera para almacenar documentación de archivo también se producen y tienen una gran demanda entre los consumidores, sin embargo, debe recordarse que dichos gabinetes pueden almacenar archivos de aquellas organizaciones que no se encuentran bajo los requisitos obligatorios para el equipo de archivos. Está legalmente establecido que la documentación de archivo debe ser almacenada en estanterías metálicas, armarios y cajas fuertes, y este requisito es uno de los obligatorios.

El criterio principal para la clasificación de los racks es la capacidad de moverlos. Dependiendo de este criterio, se distinguen dos grandes grupos: productos estacionarios y móviles (móviles). Ambos tienen sus propios méritos y deméritos.

Empecemos por los estacionarios. Generalmente, tienen un peso bastante bajo, no son difíciles de montar incluso para una persona que no tiene mucha experiencia en el montaje de muebles. También es fácil de desmontar. Como regla general, estos productos son relativamente económicos, mientras que son excelentes para colocar y almacenar documentos de oficina o de archivo en ellos. Pero también hay un inconveniente: un bastidor estacionario, una vez ensamblado, sin desmontar, se puede instalar en una sola posición.

Los gabinetes móviles se pueden mover fácilmente a lo largo de la superficie del piso a cualquier lugar de la habitación. Gracias a su movilidad, puede encontrar el documento deseado sin largas búsquedas, simplemente accediendo al apartado requerido. Sin embargo, para que los racks móviles se muevan realmente fácilmente sobre la superficie del suelo, se necesitan rieles resistentes, es decir, equipo adicional. Además, también se requiere instalar mecanismos especializados en los propios bastidores que ayudarán al movimiento. Además, se pueden instalar paredes laterales y cerraduras en dichos productos. Luego, los documentos de archivo se conservarán y se garantizará su seguridad.

De acuerdo con el método de sujeción de los elementos, las estructuras de estanterías se subdividen en prefabricadas y soldadas. Los modelos prefabricados superan a los estacionarios en términos de transporte conveniente, la capacidad de montar y desmontar rápidamente. Además, estos modelos tienen un aspecto atractivo y moderno, muy a menudo están equipados con ruedas y, por lo tanto, son móviles y se pueden mover al lugar deseado.

Anteriormente, se creía que los racks soldados son más estables, que las estructuras colapsables son inferiores a ellos en este parámetro. Sin embargo, los sujetadores y materiales modernos permiten crear modelos plegables que tienen aún mayor confiabilidad y estabilidad, debido a esto, las estructuras soldadas ya no tienen demanda y muchos fabricantes se negaron a lanzarlas.

Un estante reforzado puede soportar una carga de hasta 900 kg por sección, es decir, si tiene 4-5 estantes, entonces el estante puede soportar hasta 200 kg. Los estantes se pueden ajustar en incrementos de 25 mm. Como uno típico, un bastidor reforzado se puede equipar adicionalmente con estantes, paredes y equipo de bloqueo.

La estructura de estanterías de esquina permite el uso más eficiente del espacio de oficina y archivo, especialmente porque al archivo a menudo se le asigna la habitación más pequeña de la organización. Estantería de esquina se puede colocar donde la línea recta simplemente no encuentra un número suficiente de centímetros cuadrados. Utilizando las esquinas, puedes poner en cada uno de los estantes y así colocar más documentos que si estuvieran almacenados en uno, pero rectos.

Los racks de archivo son los más compactos. Se utilizan para equipar archivos, oficinas, bibliotecas, depósitos de libros, almacenes, etc. Es conveniente colocar sobre ellos materiales impresos, principalmente en formato A5 (cuadernos y libros) y A4 (una típica hoja de álbum, este tamaño es adecuado para guardar carpetas, papeles).

Un bastidor de archivo estándar tiene las siguientes dimensiones: altura 1500-2500 mm, longitud del estante - 700-1500 mm, ancho del estante - 300-800 mm. Es decir También será estándar una construcción con dimensiones 2000x1000x500 mm y 2200x1000x4400, 2000x1000x400, 2000x1000x300 y 2500x700x500. Si hablamos, digamos, del tamaño de 600x400x2000 mm (para 4 estantes), está diseñado para almacenar documentos que no están formateados en altura.

Los expertos señalan que es aconsejable el montaje de bastidores de archivo de varias secciones si se conectan secciones completas. Entonces las características de carga no se reducen, además, cada sección se puede suministrar por separado. Pero puede reducir el número de racks si se está montando un rack de varias secciones. Entonces puede ahorrar un poco en la compra de equipos de rack. Se permite alternar secciones completas (es decir, aquellas que tienen los cuatro racks) con secciones adicionales (que tienen dos racks). También es posible instalar una sección sin postes entre las secciones de cuatro postes.

Si se ensambla una línea de dos secciones, 6 estantes son suficientes para ella en lugar de 8 si se conectan secciones individuales. Si se ensambla una línea de tres secciones, 8 estantes son suficientes en lugar de 12.

La estantería de archivo de metal de una pieza con una altura de 2000-2500 mm tiene una capacidad de carga de aproximadamente 700 kg. La multisección tiene menos, solo 550 kg. La carga en los estantes debe distribuirse de manera estrictamente uniforme; en una sola sección, el estante superior resistirá un máximo de 60 kg, en una sección múltiple: 30 kg.

Qué racks se instalarán en el archivo: cada organización decide de forma independiente. La elección no depende de un parámetro. Dado que la legislación establece requisitos no solo para las estanterías, sino también para la sala de archivos, debe estar aislada. Por tanto, toda organización en la que existe una determinada cantidad de documentación de archivo (y que no la envía a un archivo centralizado) se enfrenta a la necesidad de organizar el local en el que se almacenará.

La elección de las estructuras de las estanterías depende de algunos parámetros.

• El área de la habitación y la altura de los techos en ella. Si ambos son pequeños, entonces quizás tenga sentido usar estructuras de esquina para ocupar el área de la manera más eficiente y racional posible. En una habitación larga y estrecha, puede colocar estantes a lo largo del perímetro a lo largo de las paredes, en una amplia; colóquelos en varias filas.
• Las estructuras plegables son preferibles cuando, por ejemplo, las puertas no permiten transportar y entregar un modelo soldado.
• Las dimensiones de los estantes en el estante y la altura dependen de la cantidad de documentación que deba colocarse, su formato: A4, A3, A2, etc.

En cuanto al propósito, los estantes de archivo modernos son bastante universales y se pueden usar como archivo y almacén, e incluso como almacén. Todo depende de lo que se coloque en los estantes. El rack puede ser de 4 baldas, 6 baldas, 7 u 8 baldas de diferentes alturas y anchos. Curiosamente, para la mayoría de las estructuras plegables, para instalar un estante adicional o una pared lateral, no es necesario desmontar por completo el producto y volver a montarlo. Es por eso que los estantes plegables son tan populares que se pueden usar en todas partes: en tiendas, oficinas, almacenes y bibliotecas. La vida útil de dichos bastidores es bastante larga, porque los bastidores de archivo están hechos de metal, la mayoría de las veces de acero inoxidable.

La ley impone una gran cantidad de requisitos al archivo como lugar. Un archivo debe estar claramente aislado de otro, ser ignífugo, tener ventilación, calefacción o sistemas climáticos para que el aire circule por la habitación 2-3 veces por hora, y mucho más. Los documentos deben almacenarse de acuerdo con las reglas de almacenamiento, las condiciones de temperatura y humedad, los regímenes sanitarios e higiénicos, los regímenes de seguridad, etc.

Los armarios también deben disponerse en un orden determinado. Si las estructuras de las estanterías son estacionarias o deslizantes, deben colocarse en un ángulo de 90 grados con respecto a la pared con una ventana. Si no hay ventanas en el archivo, entonces la disposición se lleva a cabo según lo requieran las características de la sala y el equipo que contiene. Los estantes no deben instalarse directamente contra las paredes exteriores de un edificio o cerca de aparatos de calefacción.

Los estantes en la sala de archivos deben ubicarse a una distancia de 1200 mm entre sí. El ancho del pasillo entre las filas de estructuras de estanterías debe ser de 750 mm. Debe haber la misma distancia entre la pared exterior y el bastidor paralelo a ella. Con respecto a la distancia entre la pared exterior y la estructura del bastidor desde el extremo, debe ser de 450 mm. El estante inferior del bastidor debe estar al menos a 150 mm del suelo.La instalación de muebles metálicos de archivo equipados con secciones extraíbles, cajones o puertas tiene en cuenta qué tipo y tamaño de materiales se almacenarán en ellos.